CARACTERÍSTICAS Y FUNCIONES
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Hotelogen.es es un sistema robusto de administración y de reservaciones que ofrece funcionalidad según sus necesidades.
Es una herramienta compleja para dirigir su hotel sin importar dónde Ud. se encuentre, ya que se encuentra desarrollado en las tecnologías web modernas y bases de datos SQL . 

 Office.Hotelogen.es Acceso a la aplicatión 

Características generales

Hotelogen.es cuenta con versiones de localización en las lenguas checa, polaca inglesa y española. Estamos preparando las versiones rusa y alemana.

El software se ejecuta simplemente mediante la introducción de su sitio web en cualquier ordenador (basta con introducir Office.Hotelogen.es e iniciar sesión). No está limitado el número de usuarios y la licencia está configurada según el tamaño de su establecimiento de alojamiento turístico.

A cada usuario se le asignan distintos derechos de uso dependiendo de su posición de trabajo, el sistema registra toda actividad. 

Monitoreamos constantemente la legislación vigente y actualizamos el sistema de acuerdo a la legislación local. Por ejemplo, en el mercado checo la aplicación debe agregar nuevos requisitos de registro para la policía de extranjería al archivo de cada huésped. El sistema automáticamente envía reportes en el formato preciso según los requisitos exigidos por la policía de extranjería, encargándose asimismo de los plazos y de la evidencia correcta de los datos inscritos.

 

Sobre las fichas abiertas tendrá Ud. una visión general en la barra inferior. donde Ud. podrá alternar las fichas permaneciendo inalterado el trabajo que realiza.
Por ejemplo, mientras ya tiene llenada la ficha de inscripción de un huésped, podrá Ud. al mismo tiempo ver el esquema de ocupantes del hotel si recibe una llamada de alguien que necesita saber acerca de la disponibilidad.

la barra inferior - las fichas abiertas

Recepción

Recepción completamente funcional incluyendo ventas menores. Supervisa los precios de alojamiento de los huéspedes, según los precios ajustados por un usuario autorizado o según su categoría de precios. Diferentes derechos de usuario para los recepcionistas, posibilidad de editar los huéspedes y de inscribir comentarios en las fichas de los mismos y mucho más.

En la ficha de cada huésped hay un completo informe acerca de su estadía, incluyendo sus datos personales, documentos de pagos emitidos y el estado de pago de los mismos. Encontrará también muchas funciones automatizadas, como por ejemplo la de control durante la realización del check-out, las cuales supervisan el buen funcionamiento de la recepción.

Orientación general del mapa del hotel y del esquema de ocupación con posibilidad de tener esta información disponible por un periodo mayor a un ano, posibilitando la realización del check-in directamente desde el mapa o esquema.

Todo de manera intuitiva, sin necesidad de entrenamiento.

Absoluto control sobre los precios.

reception quality hotel friends in solna

Reservaciones

El sistema de reservaciones permite el registro automático de varias habitaciones. Posibilita el registro de reservaciones para una habitación en particular o la reservación sin asignación de habitaciones. Una descripción completa de las reservaciones (activas, realizadas, opcionales, canceladas), y de los pagos realizados. Posibilita, asímismo, realizar el registro de reservaciones directamente desde el esquema del hotel.

 Reservaciones

Lista de precios y de divisas

Capacidad para definir un número ilimitado de listas de precios y en distintas divisas. Las distintas listas de precios las puede ajustar para un grupo de personas que usted elije, o para distintos grupos de huéspedes, empresas y agencias. Para las listas de precios individuales puede establecer cuál va a ser la moneda que se va a utilizar, si estará o no incluído el desayuno, y si estarán o no incluídos las tasas de impuestos en el precio.

Para cada lista de precios puede establecer varios períodos de precios a largo plazo (temporadas). Puede definir listas de precios para los sistemas de reservación en línea como son booking.com, Expedia, Veluca, etc.

Posibilidad de modificar los precios de acuerdo a la configuración de derechos de registro asignados para cada usuario (desde la prohibición de la ejecutación de cambios hasta el permiso absoluto para realizarlos).

Configuración de los propios precios de divisas de compra, promedio, venta. Uso de los cursos de divisas en la emisión de facturas y de otros documentos de pago.

Lista se precios y de divisas

Facturación

Gestión y registro de las facturas y de sus pagos. Emisión de facturas de las fichas de huéspedes y de las estadías de grupos. Conexión con la contabilidad con transferencia automática de datos contables, incluyendo la importación de datos referentes al pago de las facturas, extraídos del registro contable.

Posibilidad de emitir facturas por los recepcionistas directamente de las fichas de los clientes, incluso de los huéspedes que tienen configurados la realización de sus pagos a través de transferencia bancaria. 

Facturación

Cuentas corporativas

Las cuentas corporativas posibilitan la creación de cuentas individuales para los huéspedes, empresas, las estancias en grupo que Ud. elija, y en estas cuentas registrar las estancias de cada individuo y las ventas realizadas, para luego emitir la factura correspondiente. Puede utilizar las cuentas corporativas de acuerdo a su necesidad. Para el registro de los clientes frecuentes, para registrar las estadías de grupos. Tiene información disponible acerca de las facturas emitidas y de sus pagos.

Cuentas

Reportes

Impresión de reportes para el servicio de limpieza, la lista de desayunos, el libro de huéspedes, el libro de visitas. Los reportes para la policía de extranjería, los reportes estadísticos, la registración de las tasas de impuestos (impuestos de spa, impuestos de la capacidad de alojamiento, etc.).

Trabajamos continuamente en la creación de otros reportes, los cuales incluimos automáticamente al sistema, con el objetivo de que la gestión de su hotel sea lo más clara posible.

Reportes

Gestión

El sistema está diseñado para que cumpla con los requisitos, tanto de los establecimientos de menor tamaño como de los de mayor volumen, en el cual es posible establecer distintos derechos para cada usuario.

Puede también configurar los artículos para la venta menor, el número y los tipos de habitaciones, especificar la venta en el hostel según las camas, las divisas, las tasas de impuestos y mucho más. Todo de manera intuitiva y clara. Si todavía cree tener dudas, será un placer ayudarle a solucionarlas.

Gestión

 

Para quién está destinado nuestro sistema

El software de gestión hotelera y de reservaciones Office.Hotelogen.es es una solución robusta y depurada destinada para distintos tipos de establecimientos de alojamientos turísticos.

Es completamente funcional, tanto para grandes hoteles, como para hoteles pequeños, pensiones y pisos. También ofrecemos una variante para hostales, en la cual es posible fijar la venta por camas en las habitaciones que seleccione...

Office.Hotelogen.es le convendrá para:

  • pensiones, B&B
  • pisos
  • hoteles, cadenas hoteleras,
  • hostales,
  • y la administración de sus distintos establecimientos hoteleros en distintas localidades bajo un sólo sistema.

Nuestro sistema es intuitivo y robusto.

  

No hay nada más simple que probar la aplicación de prueba directamente en el sitio web Office.Hotelogen.es y hacer clic en Probar versión de prueba!

 

Breve listado de funciones

Recepción

  • Check in
  • Listado de los huéspedes que tienen el día correspondiente check-out.
  • Check out
  • Informe de disponibilidad
  • Mapa o esquema del hotel (representación gráfica de los huéspedes alojados, de las reservaciones (con opciones, fijas), representación gráfica de los pagos (impago, al contado, pagado), etc.
  • Libro de visitas
  • Reservaciones para el día correspondiente
  • Lista de precios de alojamiento – se diferencian los tipos de huéspedes y de empresas
  • Cursos de divisas actual

Reservaciones

  • Nueva reservación
  • Descripción de las reservaciones
  • Opción de finalización
  • Opciones caducadas
  • Reservaciones canceladas

Hotel

  • Caja
  • Directorio de huéspedes
  • Directorio de empresas
  • Administración de precios (diferenciación para los huéspedes de la calle, de booking, de distintos tipos de empresas, etc)

Plantillas

  • Reportes para el personal de limpieza y aseo
  • Reporte para el desayuno
  • Informes estadísticos de los huéspedes
  • y otros.

Gerente

  • Asignación de cada habitación a las reservaciones que no cuentan con la condición de habitación asignada.
  • Administración de los cursos de divisas para una cantidad de monedas a elección
  • Facturación
  • Cuentas corporativas
  • Administración y asignación de habitaciones según los tipos de huéspedes
  • Administración de las tasas de impuestos (impuesto recreacional y de spa)
  • Conexión al software de contabilidad .. administración y regulación
  • Reportes para la policía de extranjería

Ajustes

  • Registración de hoteles – posibilidad de administrar varios hoteles a la vez
  • Administración de los usuarios y de sus derechos
  • Ajustes de las propiedades del hotel en cuestión administrado
  • Ajustes de los derechos para el trabajo con el dinero en efectivo
  • Ajustes de las ventas menores
  • Ajustes de las habitaciones, tipos de habitaciones, categorías de habitaciones
  • Ajustes de los mercados
  • Divisas
  • Ajustes de las cuentas bancarias y de la asignación de los rangos de documentos de pagos
  • Ajustes de IVA y de impuestos

 

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